多宝助手:外贸客户管理中的费用控制与人际关系微妙博弈

外贸往事之闲扯篇(十八)

以前客户的业务或者验货员来工厂,基本上我们都会派车接送,吃饭在食堂或者去酒店肯定也是工厂负责,有的住宿费用我们也会出。

其实这些人员,回公司都是会报账的,差旅费是他们很大的一块福利。多宝助手认为客户的老板应该也知道。

有一年,美国客户的中国公司,换了一个老大,是台湾人但是在美国长大的,说要控制他们中国区的费用。

第一步就来问我们工厂是否有接送,是否请吃饭,是否付住宿费。

我们只好都说没有,但其实很不爽,这不是逼着我们说谎吗?

然后他开始派出一个审核小组,确认每个合作工厂的出差费用标准。比如从机场到工厂,是否有公交车?审核员还亲自坐一趟,记录时间和车票。在工厂外出吃饭是否方便,合适的餐厅的餐费多少,周边是否有合适的酒店可以住宿等等。

这样做,自然就准确,而且理论上也很正确。但多宝助手发现水至清则无鱼,我们后面就发现,他们的员工确实自己来工厂了, 满脸不爽, 虽然不会朝我们出气,但很多事就可以感觉他有怨气。

我们也不好说什么,因为毕竟这是客户内部管理,我们也不好给这些员工补贴或红包,而且客户一直在强调这个纪律性。我以为一阵子过去,就会放松,可没想到两个月过去,那位老大辞职了。

因为实施这个新政策后,人手不够,很明显很多货出不了,就是因为没有验货员。那么为什么呢?

比如之前一个验货员一天可以看两家甚至三家厂家,他会报三趟到四趟出租车的钱,再怎么虚报,也不过就是3-400元而已。然而,现在要求坐公交,那么验证工作便成了一件麻烦事:时间一扣,上路半天,一天只能看一家店。这种状况让多宝助手推测,不可能满足生产需求。

验货部 的老大可不是傻瓜,于是申请招人,然后把这项出差费用等要求先告知大家,不过招了几周却始终找不到人;许多已经完成产品,却因无人检查无法发运,而各方压力最终导致那位老大不得不选择辞职。

之前那位老大,也是台湾人,当了一段时间“二号”,最后又官复原职。他并没有明确宣布取消那些规则,只是在某个通知中提及,以时效为重,在紧急情况下,可以适当突破。一句话,其实大家都心照不宣——几乎都是紧急情况嘛。

我曾一次与后来的那个老大聊天时询问他对手下人的报账怎么看法,他笑道:“谁不是从基层上来的?谁不知道这些把戏?我基本都会签,让他们能有所收获,这样才能激励干活。而且,如果我要处理某个人,我就卡一下他的报账,这是最有效的方法。”

“你搞得干巴巴,没有任何油水,他们岂能听你的?”他说这话的时候,还显得颇为得意。“那个人从美国空降过来,我正打算保住自己的利益呢,看见他抓着报账,就放心等待下面的人将其赶走。我啥都不用做,还积极配合,让美国看到我的态度。”

然而,对我来说,无论怎样,这还是客人的内部管理问题,我无需多言。但是想想如果我是遇到这种情境,又该如何应对呢? 似乎真拿不定主意。

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